Noch bis zum 17. September können Sie uns auf der Automechanika 2016 in Frankfurt am Main besuchen. Auf unserem Stand am gewohnten Platz A51 in Halle 3 und auf unserer Außenfläche vor Halle 3 ist hier einiges geboten.

Für uns Vertriebler ist die Automechanika eine tolle Gelegenheit, unsere Kunden und mögliche Interessenten zu treffen, sich auszutauschen und zu informieren. Dafür, dass alles einwandfrei läuft und die Ausstellung am Ende ein Erfolg wird, ist natürlich einiges nötig: Daher möchte ich Sie heute einladen, mich bei der Vor- und Nachbereitung einer großen Messe wie der Automechanika zu begleiten.

Der Kunde steht im Mittelpunkt

Das Wichtigste an einer Messe wie der Automechanika sind selbstverständlich unsere Kunden, die alle zwei Jahre aus der ganzen Welt nach Frankfurt reisen, um sich auf unserem Stand über Neuigkeiten zu informieren, aktuelle Entwicklungen und Besonderheiten zu besprechen, Verträge abzuschließen oder eine neue Geschäftsbeziehung anzubahnen. Dies ist nicht nur für das Messeteam, sondern auch für uns Sales Manager mit einigem organisatorischem Aufwand verbunden: Alles beginnt mit der Planung der Standdienste. Um eine über alle fünf Messetage durchgehende Besetzung zu gewährleisten, wird das Vertriebsteam aufgeteilt. Es stellt sich die Frage „wann bin ich selbst auf dem Messestand eingeplant und wann sind meine Kunden vor Ort?“. Da unsere Anwesenheit also zeitlich limitiert ist, muss man priorisieren welche Kunden man unbedingt treffen möchte (z.B. da aktuelle Themen anstehen), welche mal wieder schön zu sehen wären (z.B. weil man sie aufgrund der geografischen Lage nicht so häufig besuchen kann) und bei wem es aktuell keinen Gesprächsbedarf gibt.

Die Abstimmung der Meetings mit unseren Geschäftspartnern gleicht in dieser Phase einem Pingpong-Spiel; man schlägt in der Regel 2-3 Termine vor und hofft, dass einer davon passt. Sehr häufig ist dem leider nicht so und man erhält einen oder mehrere Gegenvorschläge, welche wiederum manchmal nicht umsetzbar sind. Unsere Kunden haben, genauso wie wir, einen komplett durchgetakteten Kalender, allerdings mit der Erschwernis, dass deren Besprechungen auch noch in ganz unterschiedlichen Hallen stattfinden und die Entfernungen auf der weltgrößten Messe enorm sind.

MANN-FILTER Automechanika

Aber wir reden hier auch nicht nur davon, dass 2 Personen einen gemeinsamen „timeslot“ finden, sondern sehr häufig müssen wir ebenso die/den zuständigen Sales Director und manchmal auch die/den Vice President mit einplanen; genauso wie bei international tätigen key-account Kunden auch weitere Vertriebskollegen teilnehmen sollten. Selbstverständlich müssen wir ferner sicherstellen, dass zum geplanten Zeitpunkt ein Besprechungsraum zur Verfügung steht und diesen im extra dafür eingerichteten Online-Portal reservieren.

Im Vergleich zu dieser enormen logistischen Herausforderung sind weitere Aufgaben im Vorfeld, wie die Planung der Reise nach Frankfurt, die Bestellung der Messekleidung oder das vertraut machen mit den Gegebenheiten auf und um unseren Messeauftritt relativ einfach.

Auf der Messe gleicht jeder Tag einem „Speed-Dating“

Die Messe beginnt für uns um 8.30h mit dem Briefing auf dem Stand, bevor sich um 9.00h die Tore öffnen. Und dann wird es ernst! Wir haben aus organisatorischen Gründen und um möglichst viele Geschäftspartner in nur wenigen Tagen treffen zu können, pro Gesprächstermin nur 30 Minuten zur Verfügung. Das bedeutet dass wir an manchen Tagen bis zu 15 Meetings nacheinander haben! Da bleibt keine Zeit für langen Small-Talk oder ausschweifende Erklärungen – man muss dort gleich auf den Punkt kommen und sich anschließend auch ganz schnell auf den nächsten Kunden einstellen. Eine so knappe Taktung ist zwar hoch effizient, sie beinhaltet aber keinerlei Puffer für ggf. verspätete Gesprächspartner, längeren Diskussionsbedarf oder nicht rechtzeitig freiwerdende Besprechungsräume.Wie gewohnt präsentieren wir Ihnen unsere innovativen und hochleistungsfähigen Produkte an unserem Stand

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Ein solcher Messetag ist ohne detaillierte Planung jedes individuellen Kundengesprächs nicht umsetzbar. Daher stelle ich mir vorab zu jedem Termin die benötigten Informationen zusammen und habe diese auf der Messe jederzeit parat. In der Regel sind dies die anstehenden offenen Punkte unsererseits, Themen die der Kunde eventuell ansprechen wird, sowie die aktuellen Umsatzzahlen und Statistiken.

Unerlässlich ist es auch dass man diese Punkte übersichtlich auf einem so genannten „one-pager“ zusammenfasst und diesen den weiteren Teilnehmern, wie z.B. dem Sales Director, zur Verfügung stellt um einen kurz und bündigen Überblick zu geben.

Gute geistige und körperliche Verfassung ist wichtig

Es leuchtet sicher ein, dass es eine ziemliche mentale Herausforderung ist an einem einzigen Tag mehr als 10 Gespräche mit ganz unterschiedlichen Charakteren und zu individuellen Themen zu führen und dann am Abend noch zu wissen was man mit wem besprochen hat. Da kann sich einem Kopf schon mal ganz schön drehen. Aber auch körperlich ist ein solcher Messetag höchst anspruchsvoll, wenn man bedenkt, dass man vielleicht auch bis zu 10 Tassen Kaffee trinkt (wäre ja unhöflich dem einzelnen Kunden gegenüber, nicht mit ihm zu trinken), jedoch andererseits kaum Zeit hat diesen wieder „wegzubringen“ ;-). Beim Essen verhält es sich ähnlich; entweder man isst zu viel (wiederum aus Solidarität mit dem Besucher) oder man kommt gar nicht dazu. Von der extrem trockenen Luft in Messehallen, dem sehr hohen allgemeinen Geräuschpegel und den erwarteten 32°C Außentemperatur möchte ich hier gar nicht sprechen.

MANN-FILTER Automechanika

Nach der Messe ist nicht Feierabend

Wenn um 18.00h die Messe ihre Pforten schließt ist für uns Vertriebler noch nicht Feierabend! Dann müssen wir zu jedem Kundengespräch einen Messebesuchsbericht erstellen und natürlich auch dafür Sorge tragen, dass alle Kunden die jeweils zugesagten Informationen erhalten oder die angefallen Aufgaben angegangen bzw. an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden. Wichtig ist es schließlich auch die Abarbeitung der gesammelten Punkte in den folgenden Wochen nachzuhalten.

Die Automechanika ist für alle Beteiligten ein absolutes Highlight, wenn auch sehr anstrengend. Die Vorfreude ist jetzt groß, aber in einer Woche ist man auch froh wenn man wieder alles geschafft hat.