In meiner Blogserie „Was macht eigentlich…?“ stelle ich (Arne Bauer) Berufsbilder bei MANN+HUMMEL vor. Als „rasender Reporter“ schaue ich den Mitarbeitern an den deutschen Standorten über die Schulter. In der Ludwigsburger Chefetage begleitete ich Beate Schultes. Sie ist die Assistentin von Manfred Wolf, dem Geschäftsführer des Geschäftsbereichs Automobil und Industrie.

Assistenz Beate Schultes reicht Manfred Wolf Unterlagen

Was macht eigentlich eine Assistenz der Geschäftsführung?

15.231 Mitarbeiter, über 60 Standorte auf fünf Kontinenten. Im Büro der Geschäftsführer in Ludwigsburg laufen bei MANN+HUMMEL alle Fäden zusammen. Einer der drei „Steuermänner“ ist Manfred Wolf, zuständig für die Bereiche Automobil und Industrie. Seit einigen Jahren hält Beate Schultes ihm als Assistentin den Rücken frei. Zuvor sammelte Schultes bereits in vielen Jahren als Assistentin eines Geschäftsbereichsleiters und im Marketing Erfahrung und weiß: „Man muss Ruhe bewahren, wenn´s mal rund geht.“

Denn mitunter geht es im Steuerzentrum zu wie in einem Bienenstock, die Verantwortung bringt die eine oder andere brenzlige Situation mit sich. „Die Themen hier sind oft vertraulicher Natur“, sagt Schultes. Sie sitzt am Puls des Unternehmens, weiß was aktuell diskutiert wird und oft auch, was in Zukunft passieren könnte. „Das sind Themen, die nicht nach außen dringen dürfen.“ Dies sei einerseits zwar spannend, bringe andererseits aber auch eine Verantwortung mit sich, die mitunter belastend sein könne. „Aber das gehört zu diesem Job dazu.“

Assistenz beim Filtern – von Informationen

Schultes‘ Aufgabe ist die eines Filters. Nur filtert die Geschäftsführer-Assistentin keine Staubpartikel oder Wasserteilchen, sondern Informationen. Wichtige Themen kommen sofort bei Wolf auf den Tisch, weniger wichtige bei Gelegenheit und einfachere Anfragen bearbeitet Schultes persönlich. Dabei sei es von Vorteil, das Unternehmen gut zu kennen und ein Netzwerk zu haben. Und auch bei der Kommunikation mit externen Partnern gilt: „Man darf keine Scheu haben, mal bei einem Geschäftsführer anzurufen.“ Dass die Chefs „auch nur Menschen“ sind, das hat Schultes schon lange gelernt und räumt mit einem Vorurteil auf: „Bei uns ist nicht immer alles ernst und hektisch. Wir lachen oft zusammen.“

Assistenz Beate Schultes am Telefon

Assistenz heißt: Klarheit schaffen

„Alles so klar wie möglich machen“, definiert Schultes ihren Auftrag. Jeden Tag bereitet sie ihrem Chef eine Mappe mit Dokumenten vor, die bearbeitet werden müssen. In ihrem Aktenschrank warten Unmengen an weiterem Papier – sauber sortiert nach Fälligkeitsdatum. Auch den Mailverkehr verwaltet Schultes und scannt gleichzeitig nach Aufgaben, die ihr zufallen. Als Assistentin der Geschäftsführung bereitet sie Präsentationen vor,  jongliert mit Terminen und der Planung von Geschäftsreisen. Tätigkeiten wie der Empfang von Geschäftspartnern oder das Belegungsmanagement des Konferenzraums laufen nebenher. „Man muss gut organisiert sein.“

Die Vorliebe für Sprachen bewegte Schultes dazu, nach dem Abitur den Weg der Europasekretärin einzuschlagen. In der Abendschule schloss sie die Weiterbildung zur Managementassistentin an. Ein freundschaftlicher, offener Umgang ist ihr wichtig. Vor fast 25 Jahren kam sie als Ferienarbeiterin in der Produktion in Kontakt mit MANN+HUMMEL und prüfte dort Filterteile auf Qualitätsmängel – heute filtert sie für einen der Geschäftsführer Informationen und meint: „Mir macht mein Job sehr viel Spaß. Das ist genau das, was ich machen wollte.“