Monika BärIn der Event- und Messeplanung hängt alles mit allem zusammen. Das ist einerseits sehr spannend, andererseits aber auch eine Herausforderung. Meine Arbeit beginnt bereits lange vor Messestart. Bei der Agritechnica, der bedeutendsten Fachmesse für Landtechnik, zum Beispiel dauert das „Komplettpaket“ Messeplanung fast ein Jahr. Die einzelnen Planungsschritte ziehen sich, abhängig von den Anforderungen, meist über sechs Monate. Da wir uns im Jahr auf vier bis sechs Veranstaltungen präsentieren, jongliert man also in der täglichen Arbeit mit mehreren Bällen gleichzeitig.

Die Planung beginnt früh

Bei so einem langen Zeitraum kommt immer irgendwas dazwischen. Die Planung für die Bauma, der weltgrößten Messe für Baumaschinen in München, dauert zum Beispiel drei Jahre und beginnt mit der Hotelbuchung für das Standpersonal. Schließlich reisen zu solch einer großen Veranstaltung Besucher aus aller Welt an; dementsprechend früh muss man die Hotels buchen. Wer zu spät kommt zahlt entweder horrende Preise oder erhält vielleicht gar kein Zimmer mehr. Einmal hatten wir den Fall, dass der Hotelbetreiber anderthalb Jahre nach unserer Buchung Konkurs ging – da mussten wir erneut auf die Hotelsuche gehen.

Flexibel organisieren und improvisieren

Das zeigt: bei der Messeplanung sind die unterschiedlichsten Dinge miteinander verknüpft. Ein weiteres Beispiel ist unsere neue Industrial App, die wir zur Produktpräsentation auf Messen einsetzen. Um die App auf der Messe zu nutzen muss natürlich erst mal das neue Produkt fertig sein. Davon werden dann Fotos gemacht, die anschließend in die Präsentationen eingebaut werden. Dann muss wieder jemand anderes diese Präsentationen in die App einbauen. Zwischendurch brauchen wir von den einzelnen Produktmanagern passende Texte für die Produkte und zudem muss natürlich auch der Katalog erstellt werden, der anschließend auch in die App kommt.

Es gibt wahnsinnig viele Themen zu bedenken und viele Schnittstellen zu koordinieren. Hier ist organisatorische Flexibilität gefragt und auch Improvisationskunst. Denn zu den einzelnen Steps gehören der Kollege der die Produktkataloge macht, der Fotograf für die Fotos, das Werk welches das Produkt herstellt, der Dienstleister der die Präsentation layoutet, die Agentur die den Katalog macht, eine weitere Agentur für die App und und und… Was viele nicht bedenken: Eine Messe ist nicht nur der Messezeitraum. Es geht nicht nur darum, mal kurz ein Hotel zu buchen, zwei oder drei Mitarbeiter an den Stand zu stellen und fertig – es ist vielmehr ein großes Koordinieren und Organisieren.

Aufbauarbeiten Messeplanung Aufbau

Auf den Bildern können Sie sich ein Bild machen vom hecktischen Treiben beim Messeaufbau und einem fertigen Stand am ersten Messetag.

Mindmaps erstellen

Die Messe kann beginnenMan kann auch gar nicht alle Projekte im Kopf behalten oder immer auswendig wissen, welches Projekt gerade wie weit fortgeschritten ist. Meine Kollegin arbeitet dafür mit Listen, ich mache mir Mindmaps, wieder andere bauen sich ein Raster. Die Herausforderung ist, wenn Dinge nicht so laufen wie der Zeitplan sie vorsieht. Man muss sich ständig umorientieren, neu strukturieren und auch priorisieren was das wichtigste ist und dann neue Wege suchen.

Die Belohnung nach der Arbeit

Aufbau2Wenn dann aber alles fertig ist, ist das ein tolles Gefühl. Man läuft über den Messestand und sieht: es existiert nicht alles nur in der Theorie oder auf dem Mindmap sondern steht da und sieht gut aus – das ist eine tolle Belohnung für die getane Arbeit.

Nicht vergessen: Agritechnica Hannover Besuchen Sie uns vom 12. bis 16. November 2013 in Halle 01 auf Stand E300.