Seit 2011 bin ich nun bei MANN+HUMMEL als Controller in der Region „Operations Germany“ tätig. Eine wichtige Aufgabe als Controller ist die unterstützende Funktion des Managements in Entscheidungsfindung und Durchführung. „Getting things done“ ist deshalb einer der Grundsätze in meiner Tätigkeit. Für diesen Grundsatz ist es deshalb wichtig, dass ich eine umfangreiche Informationsverarbeitung und -aufbereitung habe. Um unsere zukünftige Arbeit und die finanzielle Lage zu optimieren, habe ich mit drei Kollegen das „Year At A Glance“, kurz YAG, entwickelt. Durch die Entwicklung dieses Systems gelingt uns der Brückenschlag zwischen Vergangenheit und Zukunft in der Gegenwart.

Sicheres Controlling durch YAG

Sie können sich das System folgendermaßen vorstellen: Sie sehen das vollständige Geschäftsjahr in Monate unterteilt auf einen Blick. Damit verbessern wir die Forecast-Genauigkeit für eine bessere Geschäftssteuerung und machen eine schnellere Reaktion auf Störfaktoren möglich.

Das YAG ist ein Steuerungstool für Werksleiter, nicht nur für Controller. Wir wollen damit mehr Transparenz und eine bessere Übersicht erreichen. Somit bekommt jeder im Unternehmen die Chance zu verstehen, was finanziell gerade passiert. Mit YAG versuchen wir den Werksleitern klar zu machen, wie ihr Werk wirtschaftlich aufgestellt ist und wohin wir uns bewegen.

Als ich ins Unternehmen gekommen bin, waren die Finanz- und Kontrollsysteme bei MANN+HUMMEL schon sehr gut, aber noch ausbaufähig. Wir bekamen die Aufgabe, das bestehende Steuerungstool zu optimieren. Und damit begann im Oktober 2011 das zwei Jahre andauernde Projekt. Im Team waren meine Mitarbeiterin Ulrike Wagner-Höschele, Petra Grinder-Mieß aus dem Reporting und René Ziegler aus der IT.

Es war ziemlich viel Arbeit das Wichtige zu filtern: Was brauche ich, was brauche ich nicht? Worauf beziehe ich die jeweiligen Größen? Im ersten Entwicklungsjahr fassten wir alle Definitionen in Excel Listen zusammen. Ende 2012 hatten wir dann ein einheitliches Template und 2013 übertrugen wir dieses dann in eine Software.

Verknüpfung von Vergangenheit und Zukunft

Früher haben wir die Zahlen monatlich ausgewertet und dabei fast zu 100 Prozent der Zeit über die Vergangenheit geredet und nur quartalsweise in die Zukunft geschaut. Das sollte sich mit der Entwicklung des YAG jedoch grundlegend ändern. Wir werten die Zahlen nun monatlich aus und durch die Verknüpfung der Vergangenheit mit der Zukunft gelingt uns mit diesem System eine Aussage zu den wichtigsten Kennzahlen und Einflüssen über das laufende Jahr zu treffen. Deswegen auch „Year At A Glance“: Das Jahr auf einen Blick.

Die Umsatzzahlen rufen wir bei den Werken direkt ab. Kombiniert mit aktuellen Marktentwicklungen und –Trends schätzen wir die Zahlen für den nächsten Monat – und haben dabei inzwischen nur noch eine zweiprozentige Varianz in der Vorhersage.

Der Startschuss für das neue Tool fiel am 10. Juli 2013 und bis August hatten alle MANN+HUMMEL Werke weltweit YAG übernommen. Somit hatten wir alle unsere Deadlines eingehalten. Im nächsten Finance Summit werden wir Anregungen zum System zusammentragen.

Dieses neue Tool ist ein weiterer Schritt in Richtung Zielhorizont eines Controllers – einen rollierenden Forecast für das Unternehmen zu haben.