Computer sind für die meisten Menschen heute so selbstverständlich, dass sie nicht lange über ihren Einsatz nachdenken. Doch dass hinter jeder neuen Software jede Menge Arbeit steckt, ist im Zeitalter automatischer Updates gar nicht so präsent. Deswegen möchte ich heute ein wenig darüber berichten, wie die Umstellung der MANN+HUMMEL-Gruppe auf die neue PDM/CAD-Integrationssoftware lief – eine Umstellung, die 550 Konstrukteure an 26 Standorten betraf.

Die PDM/CAD-Integrationssoftware gehört bei MANN+HUMMEL zu den unternehmenswichtigen IT-Anwendungen. Kein Wunder: weltweit konstruieren viele hundert Mitarbeiter mit dem Programm Filterlösungen für unsere Kunden. Täglich werden Entwürfe und Daten ausgetauscht. Auch eine kleine Störung kann schnell kritisch werden.

Als der Softwareanbieter im vergangenen Jahr den Support für die bestehende CAD-Schnittstelle aufkündigte und uns eine neue Technologie – den Workspace Manager – anbot, war klar, dass unser zentrales Engineering Network Team in Ludwigsburg vor einem größeren Projekt stand. Unsere Aufgabe war es, die Umstellung vorzubereiten und durchzuführen, sowohl technisch als auch „atmosphärisch“. Das Kernteam war schnell gefunden: Harald Kurz als Leiter des Projektes WSM, so wie die Experten Roland Adolf, Gebhard Lämmle, Manfred Porsche und Markus Scheit. Panagiotis Mavroidakos war für die globale Koordination verantwortlich und ich übernahm die Projektkommunikation.

Blick hinter die Kulissen

Regelmäßiges SCRUM-Meeting. Personen von links nach rechts – Harald Kurz, Markus Scheit, Gebhard Lämmle

Erst Funktionsumfang reduzieren, später nachlegen

Zu den ersten Schritten in einem Migrationsprojekt gehört es, die neue Software selbst erstmal auf Herz und Nieren zu testen. Anschließend haben wir im Rahmen eines Workshops mit etwa 15 weltweiten CAD-Experten die Erwartungshaltung in Bezug auf das neue Programm abgefragt: Der Workspace Manager kann deutlich mehr als die alte Software. Im Workshop hat sich herausgestellt, dass es wichtig ist, die Funktionalität zunächst so weit einzuschränken, dass sie für die Anwender handhabbar ist. Hier kamen unsere IT- und CAD-Spezialisten ins Spiel. Sie haben den Funktionsumfang des Workspace Managers soweit reduziert, dass die neue Software nur so viel kann wie die alte. Gleichzeitig trafen wir Vorbereitungen für die Installation des Testsystems. Im Nachhinein hat sich dieser Weg als der Richtige herausgestellt. Wir haben die Anwender bei der Einführung nicht überfordert. Bis Ende 2017 wird dann die vollständige Version global verfügbar sein.

Vorbereitung für die globale Testphase. Personen von links nach rechts – Harald Kurz, Gebhard Lämmle, Jörg Volke, Markus Scheit

Die Testversion wurde zunächst nur in Ludwigsburg ausgerollt. Wir wollten sicher sein, dass der Praxistest in unserer unmittelbaren Umgebung erfolgreich durchgeführt wird, bevor wir die Software weltweit ausrollen. Der erste Eindruck von einer neuen Software ist sehr prägend. Was die Mitarbeiter als erstes sehen und testen, muss gut sein; Negatives spricht sich schnell herum.

Für die weltweiten Standorte haben wir Key Users ausgewählt, die wir in vielen Skype-Meetings und Telefonaten intensiv in der neuen Software geschult haben. Im SharePoint haben wir eine eLearning-Umgebung aufgebaut, in der es auch Raum für Diskussionen und Feedbacks gab. Da der Workspace Manager keine bestimmte Einführungsmethodik favorisiert, haben wir uns für die Vorgehensmethode SCRUM entschieden. SCRUM steht für ein agiles Projektmanagement, bei dem u.a. auf Basis von Rückmeldungen das Vorgehen immer wieder anpasst wird.

Auch die Projektkommunikation nahm breiten Raum ein: Wir haben mit den Anwendern, deren Vorgesetzten und dem Management über mehrere Kanäle kommuniziert: Newsletter, R&D Network SharePoint, Skype, Videos, Führungskräfteinformation, etc.

Eine Million CAD-Dateien anpassen und migrieren

Spannend war die Frage, wie wir die Bestandsdaten aus dem alten System für die Verwendung in der neuen Software aufbereiten. Es handelte sich immerhin um eine Million CAD-Dateien. Die Datenstruktur in heutigen Softwaresystemen ist ganz anders als in älteren Programmen. Hier war also jede Menge Anpassungsarbeit zu leisten.

Die finale Migration vor dem sogenannten Go-Live erfolgte am letzten Wochenende im Juni: Am Freitagabend beendeten alle CAD-Anwender in Asien, Europa und Amerika zeitgleich ihre Arbeit im PDM-System. Nun begann die eigentliche Umstellung. Die ersten Migrationsroutinen starteten wir für die Nacht in mehreren parallelen Batch-Jobs. Samstag früh um 10 Uhr hatten wir die erste Hürde genommen: Die Massenverarbeitung der CAD-Dateien war fehlerfrei beendet. Nun folgten weitere Migrationsschritte: Das ganze Team konfigurierte und testete gleichzeitig verschiedene Softwarekomponenten und CAD-Systeme. Dann, Stunden später, konnten wir das neue PDM/CAD-System für den globalen Produktivbetrieb freigeben.

So weit, so gut. Die Nagelprobe stand uns noch bevor: Montag früh sollten alle Anwender mit der neuen Software starten. Damit nichts schief ging, hatten wir in den Regionen – Asien, Europa und Amerika – je einen Kollegen von unserem Kernteam postiert, der vor Ort in der Landessprache Hilfestellung leisten konnte. Wenn bei den Kollegen in Asien ein Programmfehler auftauchte, dann wusste es morgens das Migrationsteam in Europa und für Amerika gab es bereits die fertige Lösung.

Wir haben die Vorbereitungsphase nicht unterschätzt, auf die richtige Vorgehensweise, Teamarbeit und globale Kommunikation gesetzt. Die Umstellung auf die neue PDM/CAD-Technologie ist im Großen und Ganzen problemlos über die Bühne gegangen. Eine Bestätigung dafür ist die Tatsache, dass die CAD-Anwender am Montagmorgen reibungslos dort weitermachen konnten, wo sie am Freitagabend aufhörten – nun einfach nur mit neuer, moderner Arbeitsweise.