Am 28. September 2015 fand das mittlerweile 4. Global Supplier Event von MANN+HUMMEL statt. Für mich als Projektleiter ist die Veranstaltung naturgemäß einer der Höhepunkte des Jahres – und der krönende Abschluss unzähliger Detailplanungen, denen ich mich mit einer Mischung aus Perfektion, Hingabe und einer Prise Humor widme. Der Teufel steckt eben, wie so oft, im Detail.

Das Global Supplier Event wurde erstmals 2008 ins Leben gerufen. Sinn und Zweck der Veranstaltung war und ist es, unsere wichtigsten Lieferanten über die strategische Richtung zu informieren, die MANN+HUMMEL in den kommenden Jahren einschlagen wird, und sie dazu zu motivieren, uns auf dieser Reise zu begleiten.

Entsprechend berichten CEO Alfred Weber und Konzerneinkaufsleiter Hanno Höhn über die Zahlen und Pläne der Gruppe, schildern Anforderungen, die in den kommenden Jahren von unseren Kunden an MANN+HUMMEL gestellt werden, und skizzieren den Rahmen, in dem sich die Beziehung zwischen dem Einkauf und den bevorzugten Lieferanten zukünftig entwickeln wird.

Mann und Hummel 15. Global supplier event 28.9.15

In diesem Jahr hatten wir 71 Top-Lieferanten aus 16 Ländern eingeladen. 68 Firmen folgten der Einladung und durften mit zwei Personen teilnehmen. Wir hatten das Global Supplier Event in diesem Jahr unter das Motto „Passion to Intensify and Innovate“ gestellt und dazu auch ein entsprechendes Veranstaltungslogo – P2I2 – kreiert, das in den begleitenden Ausstellungen, den Kulissen, den Veranstaltungsunterlagen, Give-aways, etc. aufgegriffen wurde.

Auch Gastrednerin Luna Maurer vom Amsterdamer Design Studio Moniker referierte zum Thema „Innovation by Play“, sprich spielerisch innovativ sein. Die Product Champions, Dr. Hartmann und sein Team sowie Charles Vaillant von MANN+HUMMEL, präsentierten aktuelle Produktneuheiten sowie Innovationen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Nach einer einstündigen Veranstaltungspause folgte abends das Gala Dinner mit der traditionellen Preisverleihung für die sieben besten Lieferanten des Jahres. Erstmals in diesem Jahr hatten wir einen Sonderpreis „Innovation Award“ ausgelobt.

      

Vorlauf von einem dreiviertel Jahr

Wenn ich heute auf die Vorbereitungen zurückblicke, merke ich, wie lang der zeitliche Vorlauf einer solchen Veranstaltung tatsächlich ist. Mitte Januar 2015 fand bereits die erste Vorbesprechung mit Hanno Höhn statt. Aus diesem Brainstorming entstand ein Briefing für die in Frage kommenden Event-Agenturen, die ihrerseits ein Konzept vorlegten. Aus dem darauffolgenden Pitch ging die Firma Pulsmacher als Sieger hervor – eine Agentur, mit der wir schon viele Veranstaltungen zusammen organisiert haben.

Im April sind wir in die Lieferantenauswahl eingestiegen. Der Auswahlprozess dauerte bis zu fünf Wochen. Kein Wunder: Bei einem Einkaufsvolumen von knapp 1,8 Milliarden Euro muss er transparent und nachvollziehbar sein. Die Auswahl der Lieferanten erfolgte über Nominierungen der Warengruppenmanager, die anhand vorgegebener Kriterien ihre Top-Lieferanten benannt haben. Über die finale Einladungsliste wurde dann im Sourcing Council – dem gehören die drei höchsten Einkaufschefs von MANN+HUMMEL an – entschieden.

Das gesamte Frühjahr und den Sommer über waren 1000 Details zu organisieren – von der personalisierten Einladung über die Sitzordnung beim Gala Dinner bis zur genauen Ausleuchtung der Objekte bei der Produktausstellung. Jede Einzelheit ist millimetergenau geplant, und sei es nur die Position, auf der die Award-Gewinner bei der Preisverleihung stehen müssen.

Eine Veranstaltungsorganisation in diesem Umfang ist aufwändig, sie macht aber auch unheimlich viel Spaß, selbst wenn man am Ende noch „Mädchen für alles“ ist, sprich die Give-away-Pralinenschachteln faltet und befüllt oder am Vorabend noch 200 USB-Sticks für die Teilnehmer bespielt, weil es noch eine letzte Änderung an einer Präsentation gab. Wenn am Ende alles läuft, ist das doch ein „Happy end“.

Am Ende möchte ich mich noch ganz herzlich bei meinen Kolleginnen Germana Teibl und Iris Trausch bedanken, die mich mit viel Einsatz bei der Organisation unterstützt haben sowie bei Irmgard Beck, die uns immer angehalten hat, die Richtlinien des Corporate Designs entsprechend zu berücksichtigen. Ein besonderer Dank gilt Claudia & Irina, die mir auf dem Event vieles abgenommen haben und immer dafür gesorgt haben, dass die Sonne scheint 🙂